為進一步規(guī)范財經(jīng)紀律，保障財務(wù)檔案的規(guī)范性和可追溯性，方便后續(xù)各類審計資料查閱的便捷性，為實現(xiàn)財務(wù)報銷的“無紙化、零跑腿”目標奠定基礎(chǔ)，現(xiàn)對線上報銷單的摘要填寫及附件上傳做出以下規(guī)范要求，請務(wù)必遵照執(zhí)行：
一、公務(wù)卡結(jié)算方面
本年財政在支付環(huán)節(jié)提出了新要求：凡是公務(wù)卡結(jié)算目錄內(nèi)的采購必須使用公務(wù)卡結(jié)算。例如差旅費報銷，付款時需同步上傳相關(guān)出差審批單、交通票據(jù)、住宿發(fā)票、公務(wù)卡消費憑證等附件方可支付。對于不符合規(guī)定的不予報銷，財政一體化無法支付的截圖如下，望報賬師生按照要求提供材料，未使用公務(wù)卡一律不予報銷。
二、報銷單摘要規(guī)范性要求
總體要求：簡明扼要描述經(jīng)濟業(yè)務(wù)實質(zhì)，字數(shù)控制在40字符以內(nèi)，不得簡寫為“報銷”“付款”等模糊表述；要素完整包含部門、經(jīng)辦人、事項等關(guān)鍵信息；避免口語化表述（如“買東西的錢”）。以下針對各類業(yè)務(wù)總結(jié)的規(guī)范性摘要表述以供參考：
1.差旅費報銷：部門+報賬人員姓名+地區(qū)+事由+n人差旅費。（例如：計財處張三報北京財務(wù)管理培訓(xùn)等5人差旅費）
2.勞務(wù)費報銷：部門+報賬人員姓名+事由專家勞務(wù)費/助研津貼/勞務(wù)費。（例如：計財處張三報稅個稅政策講解專題培訓(xùn)專家勞務(wù)費）
3.日常采購報銷：部門+報賬人員姓名+事由。（例如：計財處張三報辦公用品費）
4.固定/無形資產(chǎn)報銷：部門+報賬人員姓名+內(nèi)容+單位入固定資產(chǎn)。（例如：計財處張三報打印機1臺入固定資產(chǎn)）
5.科研材料費報銷：部門+報賬人員姓名+公司（公司簡稱）+科研材料費/科研試劑費。（例如：計財處張三報東河蓬宇科研試劑/材料費）
6.版面費報銷：部門+報賬人員姓名+論文類型版面費。（例如：計財處張三報（論文類型）版面費）
7.按月結(jié)算的服務(wù)類報銷：部門+報賬人員姓名+年月+費用內(nèi)容。（例如：計財處張三報2025年5月保潔費）
8.學生獎助補報銷：部門+報賬人員姓名+年月+n人+獎助補內(nèi)容。（例如：計財處張三報2025年5月等2500人國家助學金）
9.訪學學費、住宿費報銷：部門+報賬人員姓名+報學校訪學住宿費xx元、學費xx元。（例如：計財處張三報北京大學訪學住宿費10000元、學費5000元）
10.退質(zhì)保金報銷：部門+報賬人員姓名+退公司+項目質(zhì)保金。（例如：計財處張三退金財軟件公司核算軟件采購項目質(zhì)保金）
三、附件上傳質(zhì)量規(guī)范性要求
1.附件格式采用 PDF 格式。PDF 格式具有較好的兼容性和穩(wěn)定性，能確保文檔在不同設(shè)備和系統(tǒng)上保持一致的顯示效果，且不易被篡改。
對于一些特殊的電子票據(jù)，如電子發(fā)票、電子行程單等，若其本身是特定的電子格式（如 OFD 格式），允許上傳原始格式。
2.影像質(zhì)量。建議掃描分辨率不低于 300dpi以保證影像的清晰度，保證文字和圖像能夠清晰可辨，便于審核人員查看細節(jié)信息，如發(fā)票上的金額、發(fā)票號碼、印章等。
無黑邊：掃描時應(yīng)確保影像完整，避免出現(xiàn)黑邊或部分內(nèi)容缺失的情況。要將小于A4紙的原始憑證粘貼于票據(jù)粘貼單（票據(jù)粘貼單電子版于計財處下載中心下載，粘貼于裝訂線右側(cè)保持圖片端正）之后再掃描上傳。
3.色彩模式。一般采用彩色掃描以真實反映原始憑證的顏色和內(nèi)容，特別是對于一些具有特定顏色標識或印章的憑證，彩色影像有助于準確識別。
4.真實性。影像材料必須真實反映原始憑證的內(nèi)容，不得進行任何形式的篡改、偽造或變造。
5.其他要求。
順序性：如果有多個影像文件，應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間邏輯順序進行上傳，如備案表、中標通知書、合同、驗收單、發(fā)票的順序，以便審核人員能夠按照邏輯順序查看相關(guān)材料，減少審核時間。注意A4大小附件投遞時無需粘貼。
大小限制：一般建議單個文件不超過 10MB。如果文件過大，可通過壓縮或分包等方式進行處理。
所有文件圖片等資料需保持向上端正，畫面內(nèi)容橫平豎直，不得出現(xiàn)傾斜、翻轉(zhuǎn)或角度偏差，嚴格按照標準方向上傳，避免因資料歪斜導(dǎo)致信息讀取困難、審核延遲等問題。
本通知自2025年5月6日起實施，未按上述要求提交的報銷單將退回修改直至符合要求。請報賬師生積極配合，共同推進財務(wù)工作高效化、規(guī)范化！
計劃財務(wù)處
2025年5月9日
